Menurut Kenneth A. Merchant dan Wim A Van der Stede pada buku Management Control System: Performace Measurement, Evaluation and Incentives halaman 76, action control adalah salah satu bentuk pengendalian manajemen yang paling langsung karena action control memastikan pegawai melakukan apa yang diinginkan organisasi secara langsung. Action control digunakan untuk mencegah perilaku yang tidak diinginkan.
Terdapat empat bentuk dasar pengendalian ini, yaitu behavioral constraints, preaction reviews, action accountability, dan redundancy.
Behavioral Constraints
Behavioral constraint atau pembatasan tingkah laku adalah kegiatan yang bertujuan untuk mempersulit suatu kegiatan yang seharusnya tidak dilakukan pegawai. Bentuk pembatasan ini adalah physical constraints atau pembatasan fisik, dan administrative constraints atau pembatasan administratif.
- Pembatasan fisik: pembatasan terhadap fisik item, misalnya penggunaan kunci ruangan, password pada komputer, pembatasan akses ke gudang persediaan, dan pembatasan akses ke ruang server.
- Pembatasan administratif: pembatasan terhadap kemampuan atau wewenang pegawai, misalnya pembatasan wewenang otorisasi belanja pada manajer, pembatasan wewenang pembuatan aturan dan standar operasi, dan pembatasan wewenang atas tiap bidang di organisasi.
Pembatasan tingkah laku dapat menanggulangi masalah motivational problem. Bentuk pembatasan ini bersifat preventif.
Preaction Review
Preaction review adalah bentuk penelitian dengan seksama atas action plan atau rencana aksi pegawai yang dikendalikan. Peneliti rencana aksi dapat menyetujui, tidak menyetujui, dan meminta untuk mengubah seluruh atau sebagian rencana aksi. Penelitian ini biasanya dilakukan pada proses perencanaan dan penganggaran. Misalnya perencanaan anggaran unit kerja Kementerian/Lembaga dilakukan sebelum tahun anggaran dimulai dan atas rencana anggaran unit kerja dilakukan reviu
yang menyeluruh. Peneliti rencana anggaran dapat menyetujui, tidak menyetujui, dan meminta untuk mengubah rencana anggaran unit kerja yang bersangkutan sesuai dengan tujuan organisasi.
Preaction review dapat menjawab isu mengenai kontrol berupa mengurangi lack of direction, memberikan motivasi pada pegawai, dan mengurangi masalah personal limitation. Penelitian yang memadai adalah salah satu bentuk pengendalian yang bersifat preventif.
Action Accountability
Action accountability adalah salah satu bentuk manajer untuk membuat pegawai mempertanggungjawabkan tindakannya. Penerapan action accountability memerlukan
- Penentuan tindakan yang bisa diterima dan yang tidak bisa diterima
- Pengomunikasian tindakan-tindakan tersebut kepada pegawai secara administratif dan sosial, dapat melalui standard operating procedure, penerapan aturan, dan sosialisasi aturan secara lisan
- Pelacakan dan observasi pelaksanaan kegiatan
- Reward and punishment untuk kegiatan
Action accountability dapat menanggulangi masalah lack of direction, motivational problem, dan personal limitation. Bentuk pengendalian ini bersifat preventif dan detektif.
Redundancy
Redundancy adalah bentuk penugasan beberapa pegawai untuk melakukan tugas yang sama. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kemungkinan tugas dapat terpenuhi dan hasilnya memuaskan. Bentuk redundansi biasanya berupa penggunaan teknologi pada suatu tugas dan penungasan banyak pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Biasanya redundansi digunakan untuk melindungi fasilitas keuangan dan fungsi keamanan organisasi. Karena memerlukan banyak sumber daya untuk memastikan tujuan tercapai, redundansi cenderung mahal.
Redundansi hanya menyelesaikan masalah motivasi dan personal limitation. Selain itu redundansi bersifat preventif.
Action control efektif jika organisasi dapat menentukan secara pasti dan jelas kegiatan apa yang diingikan atau tidak diinginkan. Manajer perlu memiliki pengetahuan yang luas tentang kegiatan dan lingkungan tugasnya. Kemudian organisasi perlu memantau dan memastikan kegiatan yang diinginkan terjadi dan kegiatan yang tidak diingikan terjadi dengan observasi yang menyeluruh.
Penentuan kegiatan yang diingikan tentu tidak mudah, terutama jika
organisasi memiliki kegiatan yang kompleks dan lingkungan tugas yang
tidak pasti. Pengetahuan tentang organisasi dan kegiatannya dapat diperoleh dari observasi dan analisis kegiatan. Observasi dianggap berhasil jika hasil observasi presisi, objektif, tepat waktu, dan dapat dipahami. Namun tidak menutup kemungkinan manajer melibatkan pihak eksternal seperti jasa konsultan untuk mengenal organisasi lebih baik.
Komentar
Posting Komentar